Casi todos los productores artesanales registran alguna merma al cerrar un lote. La forma mas comun es un numero suelto anotado en el remito o en la planilla de cierre: \’merma 4 litros\’, \’faltante 2,5 kg\’, \’descarte: media docena de botellas\’. Ese numero existe porque hace falta para que el balance cierre, pero no explica nada mas.
El problema aparece cuando esa merma se repite lote tras lote y nadie puede decir con certeza si viene siempre del mismo lugar. Puede ser el trasiego, el filtrado, un error de etiquetado, una perdida en el envasado o simplemente evaporacion durante la guarda. Sin ese dato, cada cierre de lote se convierte en un numero aislado que no dialoga con los anteriores.
En esta nota comparamos el habito de anotar la merma como dato generico contra la alternativa de registrarla por etapa y motivo, y por que esa diferencia es la que te permite pasar de lamentar una perdida a corregir su origen.
El habito mas comun: la merma como numero suelto
Cuando el lote se cierra, casi siempre hay una diferencia entre lo que se cargo como insumo o materia prima y lo que efectivamente se obtuvo como producto terminado. Esa diferencia se anota, en la mayoria de los talleres y bodegas artesanales, de una sola forma: un numero al pie del remito o la planilla de produccion.
Es un metodo rapido y no exige mucho trabajo administrativo. El problema es que ese numero responde una sola pregunta -cuanto se perdio- y deja sin respuesta la que realmente importa para la gestion: por que se perdio.
Por que ese numero no alcanza
- No distingue si la merma ocurrio en la etapa de elaboracion, en el trasiego, en el filtrado o en el envasado.
- No indica si fue por evaporacion, por rotura, por error de manipulacion o por ajuste de formulacion.
- Impide comparar lotes entre si mas alla del volumen total perdido.
- No permite saber si la merma es normal para tu proceso o si esta creciendo.
El resultado practico es que la merma se asume como \’parte del oficio\’ y se sigue restando del rendimiento sin que nadie revise si hay una causa puntual detras. Esto tiene consecuencia directa sobre el costo real del lote, algo que tambien se ve cuando se calcula el costo del lote solo al cierre en vez de seguirlo etapa por etapa.
La alternativa: planilla de mermas con motivo y etapa
La alternativa no es complicar el registro, sino agregarle dos datos al momento de anotar la perdida: en que etapa del proceso ocurrio y cual fue el motivo. Con eso, cada merma deja de ser un numero aislado y pasa a ser un dato comparable entre lotes.
Que campos conviene sumar
- Etapa del proceso: maceracion, fermentacion, destilacion, filtrado, trasiego, envasado, guarda.
- Motivo: evaporacion, rotura, derrame, ajuste de formulacion, error de manipulacion, descarte por control de calidad.
- Cantidad perdida: en la unidad que corresponda (litros, kilos, unidades).
- Lote afectado: para poder cruzarlo despues con la trazabilidad de ese lote en particular.
Con este nivel de detalle, despues de varios lotes se puede filtrar la informacion y preguntarse cosas concretas: ¿la merma en filtrado es siempre mayor con un insumo de determinado proveedor? ¿el descarte por rotura aumenta cuando cambia quien envasa? ¿la evaporacion en guarda es distinta segun el tiempo que el lote permanece almacenado?
Ejemplo concreto
Un productor de fermentados registraba \’merma: 3 litros\’ en cada lote, sin mas detalle. Despues de pasar a anotar etapa y motivo durante varios lotes, noto que la perdida se concentraba casi siempre en el trasiego y bajo el motivo \’derrame por manguera\’. El numero total no habia cambiado, pero ahora tenia una causa identificable y una accion posible: revisar el equipo de trasiego en vez de aceptar la perdida como algo inevitable.
Errores frecuentes al registrar mermas
- Anotar solo el numero final y dejar el detalle \’en la cabeza\’, lo que se pierde apenas cambia la persona que hace el registro.
- Usar motivos genericos como \’perdida normal\’, que no aportan informacion util para comparar.
- No vincular la merma con el lote y la etapa exacta, lo que impide cruzarla despues con otros datos de produccion.
- Registrar la merma en una planilla separada de la trazabilidad del lote, con lo cual nunca se termina revisando junto al resto de la informacion del proceso.
Como aplicarlo en la operacion diaria
No hace falta un sistema complejo para empezar: alcanza con agregar dos columnas a la planilla que ya usas, etapa y motivo, y completarlas en el momento en que ocurre la perdida, no al cierre del lote cuando ya es dificil recordar el detalle. Esto se vuelve mas efectivo cuando la merma queda asociada al mismo registro donde ya llevas el numero de lote y el resto de sus etapas, y cuando podes cruzarla con la trazabilidad de los insumos que entraron en ese lote.
Tambien conviene revisarla junto con los rangos de tolerancia que uses en la formulacion: si notas que la merma sube justo cuando se ajusta algun ingrediente a ojo, es una senal para mirar de nuevo como se define ese ajuste, algo que tratamos en la nota sobre ajustar la receta a ojo frente a definir rangos de tolerancia.
En resumen
Anotar la merma como un numero suelto te dice cuanto perdiste en ese lote puntual, pero no te deja actuar sobre nada. Registrarla por etapa y motivo convierte esa misma perdida en un dato que se puede comparar entre lotes, cruzar con el resto de tu produccion y usar para corregir la causa en vez de solo lamentar el resultado. La diferencia no esta en cuanto tiempo te toma anotarlo, sino en que preguntas podes responder despues.
Si en Alquimetra ya registras tus lotes con sus etapas y el costo real de cada uno, vale la pena revisar como tu metodo actual de anotar mermas se compara con llevar ese registro dentro del mismo sistema donde ya tenes la trazabilidad completa del lote. Es un buen punto de partida para decidir si conviene seguir separando esa informacion o integrarla al resto del control de produccion.