Casi todos los productores llegan a costear insumos con bastante precision: saben cuanto pesa cada botanico, cuanto cuesta el alcohol base, cuanto sale la botella y la etiqueta. El problema aparece cuando hay que sumarle al lote su parte de los costos que no son insumo: el alquiler del galpon, la energia del alambique o de las camaras de frio, la amortizacion de un tanque o de una llenadora. Ahi es donde muchos resuelven rapido con un numero redondo: ‘le cargo un 15% mas y ya’.
Ese porcentaje parejo funciona como parche, pero esconde un error de fondo: no todos los lotes ocupan el mismo tiempo ni los mismos equipos. Un lote que fermenta cuatro dias no consume lo mismo que uno que macera tres semanas, y un lote de 50 litros no usa la caldera igual que uno de 500. Si le aplicas el mismo porcentaje a los dos, uno queda subsidiando al otro sin que te enteres.
En esta nota comparamos el habito de prorratear a ojo contra el metodo de calcular una tasa horaria real por equipo o espacio, y como esa diferencia se nota directamente en el margen de tus lotes cortos y largos.
Que es prorratear a ojo y por que se instala como habito
Prorratear a ojo es tomar los costos fijos del mes (alquiler, luz, gas, amortizacion de equipos) y repartirlos entre los lotes producidos usando un criterio simple: un porcentaje sobre el costo de insumos, o un monto fijo por lote sin importar su duracion o volumen. Es rapido de aplicar y no exige llevar registro de tiempos, por eso se vuelve costumbre en produccion chica.
El problema no es el prorrateo en si -toda produccion necesita repartir sus costos indirectos entre lotes-, sino el criterio elegido. Un porcentaje sobre insumos asume que cuanto mas caro es el insumo, mas costo fijo genero, lo cual no tiene relacion real con el tiempo que el lote ocupa el espacio o el equipo.
Donde se nota la distorsion
- Lotes cortos con insumos caros: un gin con botanicos importados que macera cuatro dias termina cargando un costo fijo alto (porque el insumo es caro), aunque casi no ocupo el tanque.
- Lotes largos con insumos baratos: un vermut o una sidra que fermenta semanas con insumos economicos termina con poco costo fijo asignado, aunque ocupo el espacio durante mucho mas tiempo real.
- Equipos de distinto costo tratados igual: una hora de llenadora automatica y una hora de embotellado manual no valen lo mismo, pero el porcentaje parejo no distingue.
El resultado es que el margen que ves en tu planilla no refleja lo que realmente pasa en el piso de produccion. Podes estar creyendo que un producto es rentable porque el porcentaje lo trata bien, cuando en realidad esta ocupando tu unico tanque grande durante semanas.
Que es la tasa horaria y como se calcula
La alternativa es calcular cuanto cuesta, por hora, tener funcionando cada equipo o cada metro cuadrado del espacio de produccion, y despues asignarle a cada lote la cantidad de horas que efectivamente lo ocupo.
Pasos para calcular una tasa horaria por equipo o espacio
- Sumar los costos fijos mensuales asociados a ese equipo o espacio: cuota de amortizacion, parte proporcional del alquiler segun metros ocupados, consumo de energia estimado o medido.
- Definir las horas disponibles reales en el mes: no las horas del mes calendario, sino las horas en que ese equipo o espacio efectivamente puede estar en uso productivo.
- Dividir el costo fijo mensual por las horas disponibles para obtener el costo por hora de ese recurso.
- Registrar cuantas horas ocupo cada lote ese equipo o espacio, desde que entra hasta que sale.
- Multiplicar la tasa horaria por las horas del lote para obtener el costo indirecto que le corresponde.
Ejemplo concreto
Supongamos que el alquiler, la energia y la amortizacion de tu sala de maceracion suman 90.000 pesos por mes, y el espacio esta disponible 300 horas productivas en ese mes. La tasa horaria es de 300 pesos por hora.
- Un lote de gin que macera 96 horas (4 dias) carga 28.800 pesos de costo indirecto.
- Un lote de vermut que macera 480 horas (20 dias) carga 144.000 pesos.
Con un porcentaje parejo del 15% sobre insumos, si el gin usa botanicos caros y el vermut insumos economicos, es probable que el resultado sea el inverso: el gin corto termina cargando mas costo fijo que el vermut largo, aunque ocupo el espacio una quinta parte del tiempo. Ese desvio es el que despues aparece cuando comparas el costo estimado contra el costo real del lote y no entendes por que el margen no cierra.
Errores frecuentes al implementar la tasa horaria
- Usar horas calendario en vez de horas disponibles reales: si el equipo esta parado por mantenimiento o limpieza una parte del mes, esas horas no deberian dividir el costo fijo como si fueran productivas.
- No registrar el tiempo real de ocupacion: calcular la tasa y despues seguir asignando el costo indirecto de forma pareja anula todo el trabajo previo. La tasa solo sirve si sabes cuantas horas ocupo cada lote.
- Mezclar equipos con costos muy distintos en una sola tasa general: un tanque de fermentacion y una llenadora tienen amortizaciones y consumos energeticos diferentes; conviene tener una tasa por tipo de recurso, no una sola para toda la planta.
- Olvidar actualizar la tasa cuando cambia el alquiler o se suma un equipo nuevo: la tasa horaria no es un numero fijo para siempre, hay que revisarla cuando cambian los costos fijos que la componen.
Como llevarlo a la operacion diaria
No hace falta un sistema complejo para empezar: alcanza con anotar, en la hoja de ruta de cada lote, la fecha y hora de inicio y de fin de cada etapa que ocupa un equipo o espacio con costo fijo relevante. Si ya usas una hoja de ruta por lote, sumar esos dos campos es un ajuste chico con impacto directo en el costeo final.
Despues, cuando armes el costeo completo del lote, el costo indirecto ya no es un porcentaje que se aplica de forma automatica, sino un dato que sale de multiplicar horas registradas por la tasa correspondiente. Es el mismo tipo de precision que conviene aplicar a la mano de obra propia por lote: costos que antes se estimaban parejo y que, con un registro simple de tiempos, se pueden asignar segun el uso real.
La diferencia se nota sobre todo cuando comparas produccion de ciclo corto contra ciclo largo dentro del mismo catalogo: sin tasa horaria, uno de los dos siempre va a estar subsidiando al otro sin que lo veas en la planilla.
En resumen
Prorratear los costos fijos con un porcentaje redondo es rapido, pero mezcla lotes cortos y largos como si ocuparan el mismo tiempo y los mismos equipos, y eso distorsiona el margen real de cada producto. Calcular una tasa horaria por equipo o espacio, y asignarla segun el tiempo efectivo que cada lote la ocupo, da un costo indirecto que se parece mas a lo que realmente pasa en tu produccion. El cambio no exige mas insumos ni mas controles de calidad: exige registrar cuando empieza y cuando termina cada etapa, algo que muchos productores ya hacen a medias en un cuaderno o una planilla.
Si hoy calculas el costo de tus lotes sumando insumos mas un porcentaje fijo, vale la pena comparar ese metodo contra como Alquimetra calcula el costo y el rendimiento real de cada lote a partir de sus etapas registradas, para ver donde se esta escondiendo margen que no estas viendo.