Llega un reclamo de un cliente, o un control sanitario te pide la contramuestra de un lote puntual. Sabes que la guardaste -siempre guardas una botella o un frasco de cada tanda- pero no te acordas en que estante quedo, ni si esa botella en particular tiene algo que la identifique como la muestra retenida de ese lote y no otra sobrante de una degustacion.
Esto pasa en casi todos los productores artesanales que recien estan ordenando su control de calidad: la practica de retener una muestra existe, pero el registro de donde esta y a que lote corresponde, no. El resultado es que la contramuestra sirve de poco si no la podes encontrar y confirmar en minutos cuando realmente la necesitas.
En esta nota vemos por que se pierde ese rastro, que datos minimos tiene que llevar cada muestra retenida, como organizarlas fisicamente y como dejar el vinculo con el registro del lote para que, llegado el momento, ubicarla sea un tramite y no una busqueda a ciegas.
Por que se pierde el rastro de la contramuestra
El problema casi nunca es que falte la practica de retener. Es que la retencion se hace de forma informal, sin dejar constancia en ningun lado. Las causas mas comunes son:
- La muestra se guarda en un estante comun con otras botellas de prueba, degustacion o descarte, sin ningun rotulo que la diferencie.
- Se anota solo la fecha, pero no el codigo de lote completo, y con el tiempo dos fechas parecidas generan confusion.
- No queda registro de quien la guardo ni cuando, asi que si hay una duda sobre si realmente corresponde a ese lote, no hay forma de confirmarlo.
- Nadie definio cuanto tiempo hay que conservarla, entonces se acumulan muestras viejas mezcladas con las vigentes.
Cada una de estas causas, por separado, parece menor. Juntas, hacen que la contramuestra exista fisicamente pero no sirva como evidencia cuando se la necesita.
Que informacion tiene que llevar cada muestra retenida
Para que una contramuestra sea util ante un reclamo o un control, no alcanza con la botella: necesita datos que la aten de forma inequivoca al lote de origen. Como minimo:
- Codigo de lote completo, igual al que figura en la etiqueta del lote en proceso y en el producto terminado.
- Fecha de envasado o de retencion de la muestra.
- Cantidad retenida (una botella, dos frascos, etc.).
- Ubicacion fisica exacta: deposito, estante, columna o numero de caja.
- Responsable que la retiro.
- Fecha prevista de baja o descarte, si tu criterio es conservarla por un tiempo definido y no de forma indefinida.
Este dato de ubicacion es el que mas se salta en la practica, y es justamente el que te ahorra tiempo cuando tenes que ir a buscarla con un reclamo en curso.
Donde guardarlas fisicamente
No hace falta un deposito especial, pero si una zona separada y con un criterio de orden fijo. Algunos criterios que funcionan en produccion artesanal:
Separar del stock de venta
La contramuestra no es stock disponible. Si queda mezclada con el producto que sale a la venta, tarde o temprano alguien la toma para despachar un pedido y la perdes justo cuando mas la necesitas.
Ordenar por codigo de lote, no por fecha de guarda
Ordenar cronologicamente por cuando la guardaste genera confusion si hubo lotes interrumpidos o reenvasados en fechas distintas. Ordenar por codigo de lote es mas directo porque es el mismo dato que vas a tener en la mano cuando llegue el reclamo.
Respetar las condiciones del producto
Si el producto necesita frio o resguardo de luz para no alterarse, la muestra retenida tiene que guardarse en las mismas condiciones. Una contramuestra que se degrado antes de tiempo no te sirve para comparar nada.
Por ejemplo, en una cerveceria chica, un criterio simple es destinar un estante bajo del deposito solo para contramuestras, con cajas separadas por mes de envasado y una planilla pegada en la puerta con el codigo de lote, la fecha y la cantidad de cada caja.
Como vincular la contramuestra al registro de trazabilidad
Guardar bien la botella es la mitad del trabajo. La otra mitad es que el registro del lote -el mismo que usas para anotar los puntos de control o para liberar el lote- indique que existe una muestra retenida y donde esta.
En la practica, esto se traduce en:
- Al momento de envasar, separar la cantidad definida como contramuestra y anotarla en la ficha del lote, no en una libreta aparte.
- Registrar la ubicacion fisica en el mismo lugar donde queda el resto de los datos del lote, para que cualquiera que consulte ese lote vea tambien donde esta su muestra.
- Cuando se da de baja o se descarta la muestra -porque vencio el plazo de guarda o porque se uso para un analisis-, dejar constancia del motivo y la fecha, de la misma forma que registrarias una baja de lote vencido.
Si alguna vez tuviste que reconstruir el historial de un lote a mano para responder un reclamo, sabes que la diferencia entre resolverlo en el dia o perder una semana esta justamente en si esos datos estaban centralizados o dispersos en distintos papeles.
Errores frecuentes
- Guardar la muestra sin ningun codigo visible, confiando en la memoria de quien la guardo.
- Usar una botella de venta comun como contramuestra sin marcarla como tal, lo que genera dudas sobre si es realmente la muestra oficial.
- No definir un tiempo de guarda, acumulando muestras de anos atras sin criterio de descarte.
- Dejar la retencion a criterio de quien esta de turno ese dia, sin un responsable fijo que haga el seguimiento.
- Registrar la muestra en un cuaderno aparte que nadie mas consulta, desconectado del resto del registro del lote.
Aplicacion en el dia a dia
Lo mas simple es incorporar la retencion de muestra como un paso mas dentro del cierre de cada lote, igual que cargas el rendimiento o el costo final. Al momento de envasar, antes de que el lote salga de produccion: separas la cantidad definida, la rotulas con el codigo completo, la ubicas en la zona destinada y dejas esos tres datos -codigo, fecha, ubicacion- anotados junto al resto de la informacion de ese lote. Si usas un protocolo de retiro de lote del mercado, vas a notar que la contramuestra es justamente el primer dato que te piden para arrancar esa investigacion, asi que tenerla bien ubicada desde el inicio evita perder horas criticas en el peor momento.
En resumen
La contramuestra solo cumple su funcion si podes encontrarla rapido y confirmar sin dudas a que lote pertenece. Eso se logra con tres datos minimos -codigo de lote, ubicacion fisica y responsable- registrados en el mismo lugar donde llevas el resto de la trazabilidad, no en un cuaderno aparte ni en la memoria de quien la guardo.
Revisa ahora mismo las ultimas cinco contramuestras que tenes guardadas: fijate si cada una tiene codigo de lote visible, si sabes exactamente en que estante esta y si esa informacion esta anotada en algun registro que no dependa de tu memoria. Si en alguna de las cinco dudaste, ahi tenes el punto por donde empezar a ordenar el proceso.