Si trabajas con mas de un proveedor, o simplemente reponiendo el mismo insumo cada mes, es normal tener varios lotes de compra activos al mismo tiempo. Puede que tengas 8 kg de un botanico comprado en marzo y otros 5 kg del mismo botanico comprados en junio, con precios distintos y, en algunos casos, con vencimientos distintos. La pregunta que aparece en el momento de armar una receta es simple pero decisiva: cuando el sistema descuenta stock, de que lote lo descuenta?
No es un detalle menor. El lote de compra que se descuenta define el costo que se le imputa a la produccion, y define tambien que insumo fisico termina entrando en la botella. Si esa decision la toma cada persona del equipo a ojo, segun lo que tiene mas a mano en el deposito, el costo del lote deja de ser confiable y la trazabilidad hacia atras se vuelve imposible de reconstruir.
En este articulo vemos la diferencia entre dos criterios de descuento (FIFO y FEFO), por que no es lo mismo aplicar uno u otro segun el tipo de insumo, y como Alquimetra resuelve esta decision sin que tengas que elegir manualmente cada vez que registras un consumo.
Por que importa el orden en que se descuenta un insumo
Cada compra que registras genera un lote de compra propio, con su propio precio y, si corresponde, su propia fecha de vencimiento. Cuando ese insumo se usa en una receta, alguien tiene que decidir de cual de esos lotes de compra sale la cantidad consumida. Esa decision impacta en tres lugares a la vez:
- El costo del lote de produccion: si descontas del lote mas caro o del mas barato, el costo de tu lote cambia, aunque la receta sea exactamente la misma.
- La trazabilidad hacia atras: si necesitas reconstruir de que compra salio el insumo usado en una tanda especifica, esa informacion tiene que quedar registrada sola, no depender de la memoria de quien envaso ese dia.
- El riesgo de vencimiento: en insumos perecederos, si siempre se usa el lote mas nuevo porque esta mas accesible en el estante, el lote viejo puede vencer en el deposito sin que nadie lo note.
Este ultimo punto conecta directamente con la clasificacion de insumos segun su nivel de riesgo: no todos los insumos necesitan el mismo criterio de control, y el orden de descuento es parte de esa diferenciacion.
FIFO vs FEFO: la diferencia que parece chica y no lo es
FIFO: primero el que entro primero
FIFO (first in, first out) descuenta primero el lote de compra mas antiguo en fecha de ingreso, sin importar si tiene o no vencimiento. Es el criterio adecuado para insumos que no se degradan de forma relevante con el tiempo dentro de los plazos habituales de uso: envases, corchos, capsulas, etiquetas, algunos insumos secos estables. La logica es simple: lo que llego primero, se usa primero, para no dejar stock viejo acumulado sin motivo.
FEFO: primero el que vence antes
FEFO (first expired, first out) descuenta primero el lote de compra que tiene la fecha de vencimiento mas cercana, independientemente de cuando haya ingresado. Esto es critico en insumos perecederos: jarabes, jugos, levaduras, algunos botanicos, aditivos con vida util acotada. Puede pasar que una compra reciente tenga un vencimiento mas corto que una compra anterior (por ejemplo, si el proveedor cambio de partida o de condiciones de almacenamiento), y en ese caso FIFO te haria descontar mal: dejarias vencer en el deposito el lote que en realidad tenias que haber usado primero.
Que criterio aplica Alquimetra y por que
Alquimetra no te pide elegir manualmente de que lote de compra descontar cada vez que registras un consumo. El sistema aplica el criterio segun el tipo de insumo:
- Si el insumo tiene fecha de vencimiento cargada, prioriza el lote de compra que vence antes (FEFO).
- Si el insumo no tiene vencimiento relevante o no fue cargado, prioriza el lote de compra mas antiguo por fecha de ingreso (FIFO).
Esa decision queda tomada en el momento del registro, no despues. Cada movimiento de salida de stock queda vinculado al lote de compra especifico del que salio, con su precio y su fecha, tal como se explica en el criterio de inventario perpetuo de insumos, de la compra al lote. Esto te evita el problema tipico de las planillas: que alguien descuente del lote que tiene mas a mano en el deposito fisico, en lugar del que corresponde segun el criterio definido.
Ejemplo concreto
Supongamos que tenes dos compras de jarabe de saborizante activas en stock: una de 20 litros comprada el 3 de marzo, con vencimiento el 3 de septiembre, y otra de 15 litros comprada el 20 de abril, con vencimiento el 1 de agosto. Si el criterio fuera FIFO, se descontaria primero la compra de marzo, porque ingreso antes. Pero esa compra vence despues que la de abril. Con FEFO, que es el criterio que corresponde para un insumo con vencimiento, Alquimetra descuenta primero la compra de abril, porque vence antes, evitando que ese lote quede en el deposito hasta pasar su fecha limite.
Errores frecuentes cuando se elige a mano
- Usar siempre el bidon o la bolsa mas accesible en el estante, sin mirar la fecha de vencimiento del lote de compra.
- Registrar el consumo con el nombre del insumo pero sin vincularlo a un lote de compra especifico, perdiendo la referencia de precio y de origen.
- Descubrir insumos vencidos en un conteo fisico, como se detalla en el proceso de ajuste de stock por conteo fisico, porque nadie prioriza los vencimientos al momento de consumir.
- Definir la fecha de referencia del lote de compra en base a la fecha de ingreso cuando en realidad correspondia usar la fecha de recepcion o de vencimiento, un punto que se desarrolla en trazabilidad de insumos: lote de compra o fecha de ingreso.
Como se aplica esto en la operacion diaria
En la practica, esto significa que cuando armas una orden de produccion y cargas los insumos de la receta, no tenes que revisar manualmente que compra tiene mas antiguedad o que vencimiento mas cercano. El sistema ya resolvio esa decision al momento de registrar el consumo, y el costo del lote de produccion queda calculado con el precio real del lote de compra que corresponde segun el criterio aplicado. Esto es especialmente relevante cuando trabajas con insumos cuya unidad de medida cambia entre la compra y el uso en receta, algo que se explica en como definir la unidad base por insumo, porque la conversion tiene que respetar el mismo criterio de descuento sin generar diferencias.
En resumen
Cuando hay varios lotes de compra activos del mismo insumo, el orden en que se descuentan no es un detalle operativo menor: define el costo real de tu produccion y la trazabilidad hacia atras de cada lote. Alquimetra aplica FEFO cuando el insumo tiene vencimiento y FIFO cuando no lo tiene, sin que tengas que elegir manualmente cada vez que registras un consumo, y sin perder el vinculo entre cada salida de stock y su lote de compra de origen.
Si todavia estas resolviendo esto con planillas o a memoria, podes crear una cuenta gratuita en Alquimetra y registrar tus primeros dos lotes sin costo para ver como queda el descuento de stock aplicado en la practica.