Cuando un lote de stock terminado queda vencido, se daña en el deposito o no pasa un control de calidad, hay que sacarlo del sistema. El problema no es decidir que se descarta: el problema es como lo registras. Si la baja queda anotada a mano, o peor, no queda anotada en ningun lado, el stock disponible no coincide con el fisico y el costo del lote restante se distorsiona.
Esto pasa mas de lo que parece: una partida de vermut con una tapa floja, cajas de cerveza que perdieron carbonatacion, botellas de licor con etiqueta despegada que ya no se pueden vender como primera calidad. En todos estos casos hay que dar de baja el lote, y para hacerlo sin perder trazabilidad hace falta un registro minimo, no una nota suelta en un cuaderno.
En esta nota vas a encontrar los cinco datos que no pueden faltar cuando das de baja un lote de stock terminado y una checklist breve que podes guardar para usar cada vez que te toque hacer este registro.
Por que una baja mal registrada distorsiona el costo
Cuando sacas unidades del stock sin dejar registro formal, dos cosas rompen el calculo:
- El stock disponible en el sistema queda mas alto que el stock fisico real, lo que puede generar ventas comprometidas sobre producto que ya no existe.
- El costo del lote completo se sigue repartiendo entre las unidades vendidas como si todas estuvieran disponibles, cuando una parte se perdio y deberia reconocerse como perdida, no diluirse en el resto.
Esto se relaciona con el desvio entre el costo estimado y el costo real de un lote: una baja no registrada es una de las causas mas comunes de ese desvio, porque el margen esperado nunca contemplo la merma final.
Los 5 datos minimos para dar de baja un lote
1. Motivo de la baja
Hay que especificar si fue por vencimiento, dano fisico (rotura, perdida de hermeticidad, contaminacion), falla de etiqueta o empaque, o devolucion no reincorporable. El motivo permite detectar patrones: si predominan las bajas por vencimiento, el problema esta en la rotacion; si son por dano, esta en el deposito o el transporte.
2. Cantidad exacta dada de baja
Unidades, litros o kilos, segun el producto. Tiene que coincidir con lo que realmente sacaste del deposito, no con una estimacion, para que el ajuste de stock cierre con el conteo fisico.
3. Fecha del registro
La fecha en que se hace la baja, que no siempre coincide con la fecha en que se detecto el problema. Esto importa para la trazabilidad temporal y para medir cuanto tiempo paso entre la deteccion y la baja efectiva.
4. Responsable que hizo el registro
Quien detecto el problema y quien autorizo la baja. En equipos grandes conviene separar estos dos roles para que nadie de de baja stock sin validacion, siguiendo la misma logica de tener un responsable fijo por lote en vez de un registro abierto a cualquiera.
5. Destino final del producto
Que paso fisicamente con esas unidades: descarte total, reproceso si aplica, devolucion al proveedor de envase, o entrega para degustacion si todavia es apto para consumo. Es el dato que mas se olvida y el que diferencia una perdida total de una parcial, con el mismo criterio que se usa para anotar un lote que se regala o se dona.
Un ejemplo concreto
Un lote de sidra de 180 botellas, embotelladas hace ocho meses: al revisar el deposito encontras 14 botellas con perdida de presion y 6 con etiqueta manchada por humedad. El registro deberia separar ambos motivos, con su cantidad, fecha y destino propios: descarte total para las primeras, reetiquetado para venta en mostrador para las segundas, si el criterio de calidad lo permite. Separar los motivos te permite ver despues que el problema real esta en el tipo de tapa usada, no en el deposito en general.
Errores frecuentes al dar de baja un lote
- Agrupar varias bajas de motivos distintos en un solo registro generico, lo que impide despues identificar la causa principal.
- Registrar la baja mucho tiempo despues de haber retirado fisicamente el producto, generando un periodo donde el stock del sistema no coincide con el real.
- No dejar constancia del destino final, lo que complica cualquier reclamo si despues un cliente o un control sanitario pregunta que paso con ese lote.
- Descontar la baja del costo promedio general en vez de reconocerla como perdida del lote especifico, lo que diluye el impacto real en el margen.
Como llevarlo a la operacion diaria
La forma mas simple de no olvidarte de ningun dato es incorporar esta revision al mismo momento en que haces el conteo periodico de stock: cada vez que detectes una diferencia entre lo que deberia haber y lo que hay fisicamente, antes de ajustar el numero, preguntate si esa diferencia corresponde a una baja que todavia no registraste. Tener los cinco datos a mano, en papel o en tu sistema de gestion, evita que el registro quede incompleto por apuro.
En resumen
Dar de baja un lote vencido o danado no es un tramite menor: es el momento donde se define si tu stock y tu costo real van a seguir siendo confiables. Los cinco datos minimos (motivo, cantidad, fecha, responsable y destino final) son la diferencia entre una baja trazable y un agujero en el inventario que vas a notar recien en el proximo cierre de cuentas.
Guarda esta checklist y usala la proxima vez que tengas que sacar un lote del stock terminado: motivo, cantidad, fecha, responsable, destino final.