Numero de lote: fecha de envasado o de inicio de produccion

En muchas producciones artesanales, el numero de lote se asigna el dia que se envasa el producto. Es la costumbre mas extendida: terminaste de embotellar o enlatar, le pones una fecha o un correlativo, y ese numero queda como identificador de todo lo que paso antes. El problema es que ese "todo lo que paso antes" puede haber durado dias, semanas o meses, y el numero de lote no dice nada sobre eso.

Cuando el lote se identifica solo por la fecha de envasado, perdes referencia del momento real en que arranco la elaboracion: cuando se pesaron los insumos, cuando se inicio la fermentacion o el macerado, cuando se hizo el corte o la mezcla. Esa informacion no es un detalle menor: es la que te permite reconstruir que paso con un lote especifico si aparece un reclamo, si un insumo tuvo un problema de calidad, o si necesitas comparar rendimientos entre distintas tandas.

En esta nota comparamos los dos criterios de numeracion mas usados y por que asignar el numero de lote segun la fecha de inicio de produccion da un control mas real sobre tus procesos.

El metodo habitual: numerar por fecha de envasado

Es el criterio mas simple y el que mas se usa porque coincide con el momento en que el producto queda listo para vender: la fecha que va en la etiqueta suele ser la misma que la del numero de lote. Tiene sentido desde el punto de vista comercial, pero no desde el punto de vista productivo.

Por que se elige este metodo

• Es el momento en que el producto pasa a existir como unidad vendible.
• Coincide con la fecha de vencimiento o de consumo preferente que exige el etiquetado.
• No requiere llevar registro de etapas intermedias.

Donde falla

• Si envasas en la misma fecha dos lotes que arrancaron en momentos distintos (por ejemplo, una fermentacion mas corta y otra mas larga), quedan separados por dia de envasado pero sin diferencia real en el registro de origen.
• Si un insumo -una partida de fruta, un tipo de levadura, un lote de barricas- se uso en la etapa inicial y despues aparece un problema de calidad, es mucho mas dificil rastrear en que produccion se uso, porque la fecha de envasado no se relaciona directamente con la fecha de compra o uso del insumo.
• Los tiempos de elaboracion quedan invisibles: no se puede comparar cuanto tardo un lote en estar listo respecto de otro.

La alternativa: numerar por fecha de inicio de produccion

Asignar el numero de lote en el momento en que arranca el proceso -cuando se registra la primera etapa, se pesan los insumos o se carga la formulacion- cambia el eje: el lote queda identificado por su origen, no por su desenlace.

Esto no significa que la fecha de envasado deje de importar. Simplemente pasa a ser un dato mas dentro del registro del lote, como una etapa con su propia fecha, y no el unico dato que lo identifica.

Que mejora concretamente

• Podes reconstruir cuanto tiempo estuvo un lote en cada etapa: inicio, fermentacion o maceracion, trasiego, estabilizado, envasado.
• Podes cruzar el lote con los insumos que se usaron en el momento en que se cargaron, no en el momento en que se vendio el producto terminado.
• Si hay una demora entre el inicio y el envasado -algo habitual en destilados, fermentados de guarda o macerados- el numero de lote refleja el proceso real y no solo el resultado final.
• Permite comparar rendimientos entre lotes que arrancaron en condiciones similares, aunque se hayan envasado en fechas distintas.

Un ejemplo concreto

Supongamos que iniciás un lote de fermentado el 3 de mayo, con una partida especifica de fruta y una levadura determinada. El proceso dura 45 dias y envasás el 17 de junio. Si numeras por fecha de envasado, el lote queda identificado como "17-06" y toda la informacion sobre que insumos se usaron el 3 de mayo, cuanto tardo la fermentacion o si hubo algun ajuste en el medio, queda dispersa en otros registros, si es que existen.

Si numeras por fecha de inicio, el lote es "03-05" desde el primer dia, y cada etapa posterior -incluido el envasado del 17 de junio- se agrega como parte de la historia de ese mismo lote. Si mas adelante detectas que esa partida de fruta tenia algun problema, podes ubicar de inmediato en que lote se uso, sin depender de la memoria de quien estuvo en la produccion.

Errores frecuentes al numerar lotes

• Usar el mismo numero de lote para producciones que en realidad arrancaron en dias distintos, solo porque se envasaron juntas.
• Cambiar el criterio de numeracion segun el producto o la temporada, sin dejarlo escrito en algun lado.
• No registrar la fecha de inicio en ningun lugar, y depender de la memoria o de una anotacion suelta en un cuaderno.
• Asignar el numero de lote recien al momento de vender, perdiendo la posibilidad de trazar insumos con precision.

Como aplicarlo en tu produccion diaria

El cambio no requiere un sistema complejo, pero si requiere un habito: el numero de lote se asigna cuando se abre el registro de produccion, no cuando se cierra. Esto implica:

1. Definir un formato de numeracion que incluya la fecha de inicio, por ejemplo año-mes-dia mas un correlativo si hay mas de un lote el mismo dia.
2. Registrar en ese mismo momento los insumos que se cargan, con su origen y cantidad.
3. Ir sumando las etapas siguientes -trasiego, filtrado, envasado- como eventos dentro del mismo lote, con su propia fecha.
4. Reservar la fecha de envasado para el etiquetado y la fecha de vencimiento, sin que reemplace al numero de lote.

Que cambia si llevas este registro en un sistema

Cuando el numero de lote se define por fecha de inicio y cada etapa queda registrada por separado, la trazabilidad deja de depender de la memoria o de una planilla suelta. En Alquimetra, cada lote se crea con sus etapas y estados desde el momento en que arranca la produccion, y los movimientos de stock de insumos quedan asociados a ese lote especifico, no a la fecha en que el producto se vendio. Esto permite tambien calcular el costo y el rendimiento real de cada lote considerando el tiempo efectivo que estuvo en proceso, y no solo el dia en que se envaso.

En resumen

Numerar los lotes por fecha de envasado es comodo porque coincide con el etiquetado, pero deja afuera la informacion mas util para el control de produccion: cuando arranco realmente el proceso, que insumos se usaron y cuanto tiempo tomo cada etapa. Numerar por fecha de inicio no complica el trabajo diario, pero si cambia el momento en que se abre el registro: al principio del proceso, no al final.

Si hoy asignas el numero de lote recien cuando envasas, vale la pena revisar cuanto de la historia de ese lote se perdio en el medio. Podes comparar tu metodo actual de numeracion con el registro por etapas de Alquimetra, usando el plan gratuito para cargar tus primeros dos lotes sin costo.