Elaborás un lote grande, sea una fermentacion, una maceracion o una destilacion, y por distintos motivos no lo envasas todo el mismo dia. Embotellas la mitad y el resto queda en tanque o barrica para envasar dos, tres, cinco semanas despues. Hasta ahi es una decision operativa comun. El problema aparece cuando llega el momento de registrarlo: ese lote, que nacio como uno solo, termina con dos fechas de envasado, y no queda claro si en tu sistema de trazabilidad son dos lotes distintos o el mismo con una nota al margen.
La respuesta que le das a esa pregunta no es un detalle administrativo. Define si vas a poder responder con precision cuando un cliente reclama por una botella puntual, si vas a calcular bien el vencimiento de cada tanda, y si vas a poder reconstruir de donde salio cada unidad si alguna vez necesitas hacer un retiro parcial. Un codigo de lote mal desdoblado mezcla datos que deberian estar separados, o separa datos que deberian seguir unidos.
En este articulo vemos por que se produce esta division, que se pierde si no la resolves bien, y un criterio concreto para desdoblar el codigo de lote manteniendo el vinculo con el origen comun: la misma formulacion, los mismos insumos, la misma fecha de elaboracion.
Por que un mismo lote termina con dos fechas de envasado
No es un caso raro. Pasa por motivos muy operativos:
- La linea de envasado no tiene capacidad para procesar todo el volumen en una sola jornada.
- Faltan botellas, tapas o etiquetas para completar el envasado total y se decide avanzar con lo que hay.
- Una decision comercial: escalonar la salida al mercado en lugar de envasar y stockear todo de una vez.
- Un control de calidad retiene parte del lote para verificacion antes de liberar el resto.
- El tanque es grande y vaciarlo por completo implica logistica que se hace en dos tandas.
En cualquiera de estos casos, el producto que quedo en tanque sigue en reposo mientras la primera tanda ya esta envasada y circulando. Eso ya es una diferencia real, no solo administrativa.
El problema de no desdoblar el codigo
Hay dos formas de resolver mal esta situacion, y las dos generan problemas distintos.
Si usas el mismo codigo de lote para las dos tandas, sin distincion, perdes la capacidad de saber a que envasado corresponde cada botella. La fecha de vencimiento que calculaste, ¿es la de la primera tanda o la de la segunda? Si un cliente reclama por un producto puntual, no podes saber si vino del envasado de hace tres semanas o del de ayer. Los datos de rendimiento y de mermas de cada jornada de envasado tambien se mezclan, y eso complica cualquier analisis posterior.
Si, en cambio, le asignas un codigo completamente nuevo a la segunda tanda, sin ninguna relacion con el lote original, resolves el problema de la fecha pero generas otro: perdes el vinculo con la formulacion, los insumos consumidos, la fecha real de elaboracion y el responsable de esa produccion. Para el sistema, es como si fuera un lote nacido de la nada.
Como desdoblar el codigo sin perder el origen
El criterio: lote madre mas sufijo de envasado
La solucion practica es mantener el codigo del lote de produccion, el que identifica la elaboracion en si (mezcla, fermentacion, destilacion, maceracion), y agregarle un sufijo que identifique cada tanda de envasado por separado.
Por ejemplo, si tu lote de produccion es GIN-2024-014, la primera tanda envasada queda como GIN-2024-014-E1 y la segunda, semanas despues, como GIN-2024-014-E2. El numero de lote madre no cambia: sigue siendo la referencia de origen. El sufijo identifica el momento y las condiciones puntuales de cada envasado.
Que datos se comparten y cuales son propios de cada tanda
Este criterio funciona porque separa con claridad dos niveles de informacion:
- Datos del lote madre (se comparten): formulacion utilizada, insumos y sus lotes de compra, fecha de elaboracion, responsable de produccion, tanque o cuba de origen, volumen total elaborado.
- Datos propios de cada envasado (no se comparten): fecha real de envasado, cantidad de unidades, formato de botella, fecha de vencimiento calculada desde esa fecha, responsable de esa jornada de envasado, numero de unidades reprocesadas o descartadas en esa tanda puntual.
Si ya tenes definido como armar la hoja de ruta de un lote, este es el punto donde conviene dejar previsto, desde el inicio, que el envasado puede dividirse en mas de un evento.
Cuando conviene desdoblar y cuando no
No todos los casos justifican crear un sufijo nuevo. Como criterio practico:
- Si la diferencia entre ambas tandas es de pocos dias, dentro de la misma semana, y el vencimiento calculado practicamente no cambia, alcanza con una nota en el registro del lote madre indicando que se envaso en dos momentos.
- Si la diferencia es de varias semanas o meses, o si el producto que quedo en tanque recibio algun ajuste entre medio (filtrado adicional, estabilizacion, correccion de algun parametro), conviene desdoblar. El producto que sale en la segunda tanda ya no es exactamente el mismo que el de la primera, aunque venga del mismo origen.
Un ejemplo concreto
Un vermut se macera y se estabiliza en un tanque de 500 litros. A los 20 dias se envasan 300 litros en botellas de 750 ml. Los 200 litros restantes quedan en el tanque, en reposo, y se envasan seis semanas despues, luego de un filtrado adicional. El lote de produccion es VER-2024-008. La primera tanda queda como VER-2024-008-E1, con su fecha de envasado y su vencimiento. La segunda, como VER-2024-008-E2, con su propia fecha, su propio vencimiento, y una nota que indica el filtrado adicional que recibio antes de envasar. Si alguna vez hay un reclamo, sabes exactamente de que tanda vino la botella, y al mismo tiempo podes rastrear que ambas partes salieron del mismo tanque y la misma formulacion.
Errores frecuentes
- Poner la misma fecha de vencimiento en ambas tandas aunque se envasaron con semanas de diferencia real.
- No dejar registrado cuanto volumen quedo pendiente de envasar en el tanque, ni la fecha estimada para hacerlo.
- Crear un lote totalmente nuevo para la segunda tanda, sin ningun campo que lo vincule al lote madre.
- Desdoblar el codigo pero olvidar actualizar el rendimiento total del lote de produccion, que ahora incluye ambas tandas.
Como llevarlo a la operacion diaria
Para que esto no dependa de acordarse en el momento, conviene resolverlo en dos puntos del proceso:
- Al planificar el lote, si ya sabes o sospechas que el envasado se va a dividir, deja previsto el formato del codigo (lote madre + sufijo) desde el registro inicial, no lo improvises despues.
- Al envasar cada tanda, registra la fecha real, la cantidad de unidades y el vencimiento correspondiente bajo el sufijo que corresponde, sin modificar los datos del lote madre. Ese registro queda intacto como referencia de origen para ambas tandas.
Si registras tus lotes en una planilla o en un sistema como Alquimetra, definir esta nomenclatura de entrada evita tener que reconstruir despues, con datos sueltos, que dos codigos distintos en realidad vienen del mismo tanque y la misma formulacion.
Este mismo problema de mantener un vinculo de origen aparece tambien cuando se mezclan sobrantes de distintos lotes en una sola tanda, o cuando se repite la misma receta varias veces y se usa el mismo numero de lote para tandas que en realidad son distintas.
En resumen
Cuando un lote se divide en dos envasados, la decision correcta no es elegir entre un unico codigo para todo o dos codigos sin relacion. Es mantener el codigo del lote de produccion como referencia de origen y agregarle un sufijo por cada tanda de envasado, con su propia fecha, cantidad y vencimiento. Esto te permite responder con precision ante cualquier reclamo puntual sin perder la trazabilidad hacia el origen comun: la misma formulacion, los mismos insumos, la misma fecha de elaboracion.
Revisa tus ultimos lotes que se envasaron en mas de una tanda: fijate si podes reconstruir, con los datos que tenes registrados, a que fecha de envasado corresponde cada unidad y si el vinculo con el lote de origen sigue siendo claro. Esa revision te va a mostrar si tu registro actual de lotes esta preparado para este tipo de division o si conviene ajustar la nomenclatura antes de que vuelva a pasar.