Actualizaste la formulacion de tu licor porque cambiaste de proveedor de esencia, o ajustaste la dilucion de tu gin porque el alcohol base llego con otro grado. Hiciste el cambio en el papel, en la planilla, en el cuaderno de la produccion. Pero el operario que arranca el lote del lunes agarra la version impresa de hace tres meses, la que tiene pegada en la pared del obrador, y hace el macerado con las proporciones viejas.
Este problema no es exclusivo de talleres grandes con varios operarios. Pasa igual en produccion unipersonal, cuando el productor mismo se guia por una nota vieja en el celular o por costumbre. La formulacion vive en varios lugares a la vez y nadie tiene la certeza de cual es la version vigente en el momento exacto de arrancar.
En este articulo vemos por que pasa, que costo tiene cuando pasa, y como Alquimetra resuelve el problema en el punto exacto donde se genera: la creacion de la orden de produccion.
Por que se usa una version vieja sin que nadie lo note
El error casi nunca es por descuido puro. Aparece por como esta organizada la informacion:
- La formulacion se actualiza en un lugar (una planilla, un documento) pero no se retira ni se marca como obsoleta la version anterior que sigue circulando impresa o guardada en otro dispositivo.
- El cambio lo hace una persona (el responsable de produccion) pero quien ejecuta el lote es otra, y la comunicacion del cambio depende de un aviso verbal o un mensaje que se puede perder.
- No hay un unico punto de verdad: la version vigente esta en la cabeza de alguien, no en un sistema que la muestre en el momento de arrancar.
El resultado es un lote que sale con una proporcion, un insumo o una dilucion que ya no corresponde a lo que definiste como version actual. Y muchas veces no se detecta hasta que el producto terminado no coincide con el anterior, o hasta que el cliente nota la diferencia.
El costo real de este error
No es solo un tema de sabor o de consistencia sensorial. Si la formulacion vieja usaba otra proporcion de insumo, el costo del lote calculado despues no va a coincidir con lo que estimaste, porque el consumo real de insumos fue distinto al planificado. Ademas perdes trazabilidad: si alguien pregunta con que formulacion se hizo ese lote, no vas a poder responder con certeza.
Como lo resuelve Alquimetra en la orden de produccion
El punto donde se decide que formulacion se usa es exactamente la creacion de la orden de produccion, no un paso posterior. Por eso el control tiene que estar ahi, no en una revision manual despues de que el lote ya arranco.
En Alquimetra, cada formulacion tiene versiones, tal como se explica en como versionar una receta cuando cambia un proveedor de insumo. Cuando creas una orden de produccion nueva para un lote, el sistema no te deja elegir una version cualquiera: te muestra directamente la version marcada como vigente para esa formulacion.
- Si existe una version mas reciente que todavia no fue aplicada a ningun lote, Alquimetra te avisa antes de confirmar la orden.
- Si intentas seleccionar manualmente una version anterior a la vigente, el sistema te lo senala como una eleccion fuera de lo esperado, para que sea una decision consciente y no un arrastre de costumbre.
- La version usada queda asociada al lote de forma permanente, junto con la fecha y quien creo la orden. Esto es parte de los datos minimos que conviene tener antes de arrancar, algo que ya tratamos en orden de produccion: datos minimos antes de arrancar un lote.
Un ejemplo concreto
Supongamos que tenes un vermut cuya formulacion de botanicos cambio la semana pasada porque reemplazaste un botanico que se agoto por un sustituto equivalente. Actualizaste la version en el sistema y la marcaste como vigente. El lunes, cuando tu encargado crea la orden de produccion para el nuevo lote, Alquimetra le muestra automaticamente esa version actualizada, no la anterior. Si por algun motivo el encargado intenta forzar la version vieja porque todavia tiene la hoja impresa en la mano, el sistema le muestra que existe una version mas nueva y le pide confirmar que realmente quiere usar la anterior.
Esa alerta simple evita que el lote se arranque con datos desactualizados, y evita tambien que despues, al calcular el costo del lote, aparezcan diferencias que no se explican con la formulacion que crees estar usando.
Errores frecuentes al gestionar versiones de formulacion
- Actualizar la formulacion en un papel o planilla y no reflejarlo en el sistema que arranca los lotes.
- No dejar registro de quien y cuando aprobo el cambio de version, lo que dificulta rastrear el origen de un desvio.
- Permitir que cualquier persona elija la version a mano, sin que el sistema marque cual es la vigente por defecto.
- No vincular la version de formulacion usada al codigo de lote, perdiendo la trazabilidad hacia atras cuando aparece un reclamo.
Como aplicarlo en tu operacion diaria
Si todavia manejas las formulaciones en papel o en una planilla compartida, el primer paso es definir una unica fuente de verdad: un lugar donde quede claro cual es la version vigente de cada receta, y que quede registrado el cambio con fecha. Esto se vuelve mas importante cuando la produccion crece de volumen, como pasa al escalar una receta de 50 a 200 litros, donde un error de version se multiplica por el tamano del lote.
Tambien conviene revisar si tus formulaciones tienen margenes de tolerancia definidos, no solo cantidades fijas, tal como se plantea en ajustar la receta a ojo vs. definir rangos de tolerancia. Una version vigente clara, con rangos definidos, reduce el margen de improvisacion en el momento de arrancar el lote.
En resumen
El control de version de una formulacion no puede depender de que alguien se acuerde de avisar el cambio. Tiene que estar en el mismo paso donde se decide arrancar el lote: la orden de produccion. Alquimetra fuerza esa eleccion mostrando la version vigente por defecto y avisando cuando hay una version mas nueva sin aplicar, para que el lote arranque con la formulacion correcta desde el primer registro.
Si todavia gestionas tus formulaciones en papel o en planillas sueltas, podes crear tu cuenta gratis en Alquimetra y registrar tus primeros dos lotes sin costo para ver como funciona el control de versiones en la practica.