Si vendes por mayor y tomas pedidos por WhatsApp, seguro ya te paso: el cliente pide ‘lo mismo de siempre’, el bot o la persona que atiende confirma el pedido, y dos dias despues aparece el problema. Faltaba el formato correcto, la cantidad estaba mal interpretada, o la factura no se puede emitir porque nadie pidio el CUIT. Todo eso se corrige a mano, con llamados, reenvios y perdida de tiempo que ya invertiste en producir.
Un flujo automatizado de WhatsApp puede evitar la mayoria de esos errores, pero solo si esta armado para exigir la informacion completa antes de dar por confirmado el pedido. No se trata de sofisticar la conversacion, sino de no dejar avanzar el pedido si falta un dato critico.
Esta nota es una consulta rapida: los 5 datos que tu bot (o la persona que responde manualmente siguiendo un guion) tiene que validar siempre, sin excepcion, antes de generar el pedido.
Los 5 datos imprescindibles
1. Producto exacto
No alcanza con ‘la cerveza rubia’ o ‘el gin de siempre’. Si tenes mas de una variante activa, el bot tiene que pedir el nombre completo o el codigo de producto. Los clientes mayoristas suelen tener varios proveedores y confunden nombres entre catalogos.
2. Formato y presentacion
Botella de 750, lata de 473, pack x6, granel. Este dato se cruza directo con como costeas por formato, porque un pedido mal especificado en formato termina descontando stock del envase equivocado y desordena tu control de inventario.
3. Cantidad, con unidad clara
’20’ puede significar 20 botellas, 20 packs o 20 cajas. El bot debe forzar que la cantidad venga siempre acompanada de la unidad de venta, sin dejar que quede implicita por el contexto de la conversacion anterior.
4. Fecha de entrega solicitada
No es lo mismo ‘para el viernes’ que ‘para dentro de dos semanas’. Ademas, esta fecha es la que despues cruzas contra tu calendario de lotes para saber si hay produccion disponible o si hay que planificar una tanda nueva.
5. Datos fiscales para facturar
Razon social, CUIT y condicion frente al IVA. Si el cliente ya esta cargado en tu sistema, el bot puede confirmarlos contra ese registro; si es un cliente nuevo, no deberia poder cerrar el pedido sin completarlos. Pedirlos despues, cuando ya despachaste, es el momento mas incomodo para hacerlo.
Errores frecuentes cuando falta alguno de estos datos
- Se confirma un pedido de un formato que no tiene stock disponible, y se descubre recien al armar el despacho.
- Se interpreta mal la cantidad y se envia de mas o de menos.
- La entrega se agenda para una fecha en la que no hay lote terminado.
- La factura queda pendiente de emitir porque nadie tiene los datos fiscales completos, y se atrasa el cobro.
Todos estos casos tienen algo en comun: el error no aparece en el momento del pedido, sino varios pasos despues, cuando ya es mas caro corregirlo. Es el mismo principio que se aplica cuando una compra por WhatsApp nunca entra al stock del sistema: lo que no se valida al momento de registrar, se paga despues en tiempo de correccion.
Como llevarlo a la operacion diaria
Si tu bot funciona con opciones predefinidas (botones o listas), es mas facil forzar estos cinco datos porque el cliente elige de un menu y no escribe en formato libre. Si el flujo es conversacional y responde a texto abierto, conviene armar una validacion que no de por cerrado el pedido hasta tener los cinco puntos completos, y que repita la pregunta puntual si algo falta, en vez de asumir un valor por defecto.
Sea automatico o manual, el criterio es el mismo que usarias para armar cualquier orden de produccion antes de arrancar un lote: si un dato minimo no esta, no se avanza a la siguiente etapa. Un pedido mayorista con estos cinco datos completos es un pedido que se puede generar, despachar y facturar sin volver atras a preguntar nada.
En resumen
Un bot de WhatsApp para pedidos mayoristas solo es util si no deja pasar pedidos incompletos. Producto, formato, cantidad, fecha de entrega y datos fiscales son el minimo que tiene que validar antes de confirmar, porque cualquiera de esos cinco que falte se convierte en una correccion manual mas adelante.
Guarda esta checklist de los 5 datos y usala para revisar el guion de tu bot o el protocolo que sigue quien atiende los pedidos por WhatsApp.