Hay un tipo de quiebre de stock que no se explica por mala planificacion de ventas, sino por algo mas simple: el insumo tarda semanas en llegar y nadie calculo cuanto margen de tiempo hacia falta para absorber una demora. Pasa seguido con botanicos importados, levaduras de proveedor unico, tapones o capsulas que se compran afuera, o aditivos que solo trae un distribuidor. El dia que ese proveedor se atrasa una semana, el lote que dependia de ese insumo se frena, aunque el resto de la formulacion este lista.
El problema no es el lead time largo en si, sino no gestionarlo distinto al de un insumo local que llega en 48 horas. Cuando tratas todos los insumos con el mismo criterio de reposicion, el que mas tarda es siempre el que mas te expone. Y la exposicion no se nota en el dia a dia: se nota el dia que falta.
En esta guia vas a encontrar el proceso completo: como identificar que insumos tienen riesgo real de demora, como calcular el stock de seguridad y el punto de reorden ajustandolo por la variabilidad del lead time, y como armar un calendario de seguimiento de ordenes en transito para no descubrir el atraso cuando ya es tarde.
Por que estos insumos necesitan un tratamiento distinto
Un insumo de lead time largo o de proveedor unico concentra dos riesgos que uno local casi no tiene:
- Tiempo de reaccion corto. Si un insumo local tarda tres dias, un error de calculo se corrige con un pedido urgente. Si tarda seis semanas, el margen de correccion es minimo o inexistente.
- Sin plan B inmediato. Cuando hay un solo proveedor, no existe la opcion de comprar a otro mientras tanto. El insumo llega cuando llega.
A esto se suma que el lead time de estos insumos rara vez es fijo: varia por aduana, por disponibilidad del proveedor en origen, por logistica internacional o por minimos de compra que te obligan a esperar a que se junte un pedido mayor. Un stock de seguridad calculado con un lead time promedio optimista no protege nada; protege con el lead time que realmente puede pasar.
Paso 1: clasificar los insumos con riesgo de demora
No todos los insumos necesitan este nivel de analisis. Antes de calcular nada, conviene identificar cuales entran en esta categoria. Los criterios tipicos son:
- Origen: insumos importados, sujetos a tramites aduaneros o fletes internacionales.
- Proveedor unico: no hay alternativa calificada en plaza, o cambiar de proveedor implica revalidar la formulacion.
- Lead time historico largo: mas de dos o tres semanas entre pedido y recepcion.
- Criticidad en la formulacion: insumos sin sustituto directo, donde una demora frena el lote completo y no solo retrasa un detalle.
Esta clasificacion se cruza bien con una mirada ABC de tus insumos: no es lo mismo un botanico de bajo consumo con lead time largo que un insumo de alto consumo con la misma condicion. Si todavia no ordenaste tus insumos por volumen e impacto, conviene arrancar por ahi antes de este calculo puntual: podes revisar la clasificacion ABC de insumos para priorizar donde poner el esfuerzo de control.
El resultado de este primer paso deberia ser una lista corta y concreta: los insumos que, si fallan, frenan produccion. Sobre esos aplica todo lo que sigue.
Paso 2: calcular el stock de seguridad
El stock de seguridad es el colchon que te permite seguir produciendo mientras llega un pedido que se atraso respecto de lo esperado. No es un numero arbitrario ni un porcentaje al voleo sobre el consumo mensual: se calcula a partir de dos variables que ya tenes si llevas registro de compras y consumo.
La formula practica
Una formula simple y suficientemente robusta para produccion artesanal es:
Stock de seguridad = (Lead time maximo x Consumo maximo diario) – (Lead time promedio x Consumo promedio diario)
Esta formula compara el peor escenario razonable (el insumo tarda lo mas que puede tardar, mientras tu consumo es el mas alto que suele darse) contra el escenario promedio. La diferencia es el colchon que necesitas para cubrir esa brecha.
Ejemplo concreto
Supongamos un botanico importado que usas en una formulacion de gin:
- Lead time promedio: 25 dias.
- Lead time maximo registrado (cuando se atraso): 40 dias.
- Consumo promedio diario: 0,8 kg.
- Consumo maximo diario (en un mes de produccion alta): 1,3 kg.
Stock de seguridad = (40 x 1,3) – (25 x 0,8) = 52 – 20 = 32 kg
Ese es el volumen que necesitas tener disponible, por encima del consumo normal, para no quedarte sin el insumo si el pedido tarda el doble de lo habitual y, encima, estas en un mes de produccion alta.
De donde salen esos numeros
El lead time promedio y maximo salen de tu historial de compras: fecha de pedido contra fecha de recepcion real, no la fecha que te prometio el proveedor. El consumo promedio y maximo salen de tus consumos de ese insumo por lote, idealmente mirando los ultimos seis a doce meses para capturar variaciones estacionales de produccion.
Si todavia no tenes ese historial ordenado, el primer paso no es calcular el stock de seguridad: es empezar a registrar cada compra con su fecha real de llegada. Sin ese dato, cualquier calculo es una suposicion disfrazada de formula.
Paso 3: ajustar el punto de reorden por lead time variable
El punto de reorden es el nivel de stock en el que tenes que disparar un nuevo pedido para que llegue antes de quedarte sin insumo. Para insumos de lead time largo y variable, se calcula asi:
Punto de reorden = (Consumo promedio diario x Lead time promedio) + Stock de seguridad
Siguiendo el ejemplo anterior:
Punto de reorden = (0,8 x 25) + 32 = 20 + 32 = 52 kg
Esto quiere decir que cuando tu stock de ese botanico baja a 52 kg, tenes que lanzar la orden de compra, no esperar a verlo bajo en el proximo conteo. La diferencia con un insumo local es justamente esta: el punto de reorden incluye un margen pensado para el peor lead time, no para el tipico.
Revision periodica, no calculo unico
El lead time y el consumo cambian: un proveedor puede mejorar su logistica, otro puede empeorarla, y tu produccion puede crecer o achicarse por temporada. Conviene revisar estos dos numeros cada tres o cuatro meses para los insumos clasificados como de riesgo, y recalcular stock de seguridad y punto de reorden con datos actualizados. Un calculo hecho una sola vez hace dos años ya no refleja la realidad del proveedor actual.
Si tus insumos criticos ademas estan dolarizados, el ajuste no es solo de cantidad sino tambien de cuando conviene comprar segun el tipo de cambio: conviene revisar ambos factores en conjunto para no recalcular uno sin el otro.
Paso 4: armar el calendario de seguimiento de ordenes en transito
Calcular bien el punto de reorden no sirve de nada si, una vez que el pedido esta en camino, nadie lo sigue hasta que llega. Ahi es donde aparece el segundo error tipico: tratar una orden confirmada como si ya fuera stock disponible.
El calendario de seguimiento deberia registrar, por cada orden en transito:
- Fecha de pedido y numero de orden de compra.
- Lead time comprometido por el proveedor y fecha estimada de llegada.
- Hitos intermedios cuando aplican: confirmacion de despacho, numero de tracking, ingreso a aduana, liberacion.
- Fecha de contacto de control: un recordatorio para pedir actualizacion al proveedor si pasaron X dias sin novedades.
- Fecha real de recepcion, para alimentar el historial de lead time que usas en el calculo del paso 2.
Este calendario no necesita ser sofisticado: una planilla con estas columnas, revisada semanalmente, ya cubre el riesgo principal. Lo importante es separar mentalmente el stock fisico disponible del stock en transito: un pedido confirmado no es stock hasta que entra fisicamente al deposito y se registra. Este punto esta desarrollado con mas detalle en la nota sobre stock en transito vs stock fisico disponible, que conviene leer en conjunto con esta guia.
Errores frecuentes
- Calcular el stock de seguridad con el lead time promedio en vez del maximo. Eso cubre el escenario tipico, no el que realmente te puede frenar un lote.
- Contar el pedido en transito como stock disponible al planificar un nuevo lote, sin confirmar que ya llego.
- No actualizar el lead time historico despues de una demora grande, repitiendo el mismo calculo desactualizado mes tras mes.
- Tratar todos los insumos por igual, aplicando el mismo criterio de reposicion a un insumo local de bajo riesgo y a uno importado de proveedor unico.
- No tener un responsable fijo del seguimiento de ordenes, dejando que el control dependa de la memoria de quien hizo el pedido.
Como llevarlo a la operacion diaria
En la practica, esto se traduce en una rutina simple pero sostenida:
- Revisar la lista de insumos criticos (paso 1) cada vez que sumas un insumo nuevo a una formulacion.
- Recalcular stock de seguridad y punto de reorden (pasos 2 y 3) trimestralmente para esos insumos.
- Revisar el calendario de ordenes en transito (paso 4) una vez por semana, no solo cuando sospechas un atraso.
- Registrar la fecha real de recepcion de cada compra, aunque llegue a tiempo, para que el historial de lead time siga siendo confiable.
Esta logica se integra naturalmente con el ciclo de compras completo, de la proyeccion al alta en stock: el stock de seguridad y el punto de reorden son el disparador que define cuando esa proyeccion se convierte en orden de compra, en lugar de reponer insumos a ojo segun la sensacion del momento.
Herramientas como Alquimetra facilitan este seguimiento porque permiten tener estos datos centralizados, pero el proceso en si funciona igual con una planilla bien llevada: lo que importa es que los datos existan y se revisen con la periodicidad adecuada.
En resumen
Un insumo de lead time largo o de proveedor unico no se gestiona con el mismo criterio que uno local: necesita una clasificacion explicita, un stock de seguridad calculado con el peor lead time razonable (no el promedio), un punto de reorden que incorpore ese colchon, y un calendario de seguimiento que confirme cuando cada pedido realmente entro al deposito. Sin estos cuatro pasos, el riesgo de frenar un lote por falta de un insumo sigue estando, aunque el resto del stock este prolijamente controlado.
Si queres profundizar en la parte que conecta directamente con este calculo, te conviene revisar la guia completa del ciclo de compras, de la proyeccion al alta en stock, para ver como el punto de reorden que calculaste aca encaja en el proceso completo de compra y recepcion.